Um funcionário fez sua parte da tarefa, e o segundo não sabia disso e não começou imediatamente a realizar sua parte. Resultado: a tarefa não foi concluída no prazo e a empresa perdeu dinheiro. Uma situação comum para uma organização que não possui gerenciamento de fluxo de trabalho. Para evitar que isso aconteça, é necessário entender os métodos de gerenciamento de projetos que permitem elaborar um plano de trabalho claro, definir critérios para sua eficácia, estabelecer comunicação entre funcionários e reduzir riscos.
Considere os prós e os contras dos cinco métodos de gerenciamento de projetos mais conhecidos que funcionam para organizações completamente diferentes.
A abordagem clássica para um planejamento rígido
Na administração clássica, o projeto é dividido em etapas que devem seguir-se estritamente. A abordagem clássica também é chamada de modelo de controle em cascata, pois inclui seis estágios sucessivos:
- Iniciação – Reuniões e Brainstorming
- Planejamento do projeto
- Desenvolvimento do projeto
- Implementação do projeto
- Teste de produto.
- Monitoramento
- Conclusão
Para que projetos é usado?
O método clássico é adequado para grandes organizações e projetos, cujo conteúdo permanece inalterado durante a execução, as tarefas estão estritamente vinculadas ao tempo de execução e o orçamento é estritamente limitado.
O método é usado com mais frequência no campo de engenharia, fabricação e construção – onde objetos físicos são criados e ordens de montagem exatas devem ser seguidas. A equipe pode copiar facilmente planos de projetos anteriores e aplicá-los no trabalho atual com pouco ou nenhum ajuste.
Prós do método
- No primeiro estágio, os clientes e a gerência da empresa são finalmente determinados com o produto que planejam receber como resultado do trabalho.
- A presença dos estágios de teste e monitoramento ajuda a detectar erros e áreas problemáticas antes da conclusão do projeto, indispensável no lançamento de produtos reais.
- A abordagem ajuda a reduzir a carga sobre a equipe e a evitar prazos: é assumido tempo livre para cada etapa do projeto, o que implica o pior desenvolvimento possível.
Contras do método
- Falta de flexibilidade: o conteúdo, a sequência e o tempo das tarefas são estritamente definidos e não implicam mudanças durante o curso do projeto.
Prince2 para governo e grandes empresas
O PRINCE2 é um método de gerenciamento de projetos desenvolvido no Reino Unido para gerenciar projetos sociais. Distingue-se por uma estrutura de equipe claramente definida, pois foi originalmente criada para projetos governamentais de larga escala.
A equipe de gerenciamento de projetos consiste em:
- Gerente de projeto – participa de todas as etapas do projeto, exceto o lançamento, no qual ele é indicado.
- Comitê de projeto – consiste no cliente, no usuário principal e no especialista principal, a quem o gerente de projetos se reporta, eles iniciam o projeto e controlam todas as etapas do processo.
- O gerente da equipe controla o desenvolvimento do produto no estágio de sua criação.
Para que projetos é usado?
Adequado para grandes empresas e organizações governamentais.
Prós do método
- Uma descrição clara das funções.
- Distribuição clara de responsabilidades.
Contras do método
- Uma metodologia única para gerenciar processos de trabalho não é usada, cada gerente escolhe o mais conveniente para si.
Agile para planejamento ágil
O Agile não é um método, é um conjunto de princípios com base nos quais o gerenciamento de projetos ocorre.
A principal característica da abordagem é a flexibilidade: as tarefas são definidas, executadas e transformadas dependendo da situação, e a prontidão para mudanças é mais importante do que seguir o plano original.
Segundo o Agile, um projeto não é dividido em tarefas seqüenciais, mas em subprojetos, que, como resultado, formam um produto final.
Desenvolvimento e consideração do conceito, definição de metas e objetivos, nomeação de um líder e outras atividades de lançamento são realizadas para todo o projeto. Planejamento, design, desenvolvimento e teste já são realizados no nível do subprojeto.
Para que projetos é usado?
O Princípio Ágil é adequado para organizações que desejam entregar produtos de forma rápida e consistente aos consumidores. Esse estilo de gerenciamento é escolhido pelas empresas de desenvolvimento de software, pois ajuda a responder rapidamente às solicitações dos clientes e às mudanças do mercado, adaptando suas ofertas a novas plataformas e atualizações do sistema operacional.
Prós do método
- O método de gerenciamento ajuda a alterar ou adaptar rapidamente o projeto de acordo com os novos requisitos.
- Os trabalhadores permanecem mais motivados trabalhando em uma série de pequenos subprojetos rápidos.
Contras do método
- Um processo longo e complexo de transição para esse sistema de gestão, uma vez que o Agile é um conjunto de princípios segundo os quais é necessário reestruturar os processos e valores da empresa.
Simplifica o trabalho da organização de acordo com os princípios do uso ágil de práticas, que consideraremos mais adiante.
Scrum para Melhoria de Processos
Scrum é um método popular de gerenciamento de projetos que implementa princípios Agile. Adequado para gerenciar uma equipe pequena de 5 a 9 pessoas, envolve 3 funções: proprietário do produto, Scrum master e outros membros da equipe. A equipe é liderada por um Scrum-master, cuja principal tarefa é remover todos os obstáculos que impedem a implementação eficaz das tarefas.
A equipe trabalha em ciclos curtos de 2 a 4 semanas, chamados de “sprints”. O Sprint começa com as tarefas de planejamento durante a duração de sua ação e termina com revisões que fornecem uma demonstração do produto e discutem melhorias.
O método envolve comunicação frequente e intensa entre os membros da equipe: inclui 5 tipos de reuniões com duração e regularidade diferentes, por exemplo, reuniões diárias de 15 minutos.
Para que projetos é usado?
O método Scrum é mais adequado para trabalhar com uma equipe pequena no início do trabalho em um projeto, quando os processos de trabalho não são depurados e os membros da equipe não sabem como trabalhar juntos.
Funciona bem quando a equipe tem suporte financeiro significativo, prazos de desenvolvimento abertos e tempo para melhoria contínua do processo.
Prós do método
- Permite desenvolver e testar rapidamente novos recursos para o produto.
- Promove a comunicação dos membros da equipe e a troca de experiências.
- Adequado para o desenvolvimento de um novo projeto em uma área desconhecida.
Contras do método
- Somente para equipes pequenas.
- Os membros da equipe devem ter várias competências.
- Cada membro da equipe deve estar apto e disposto a trabalhar em equipe.
- Muito tempo é gasto discutindo o processo.
Kanban para uma equipe existente
Kanban é uma abordagem de gerenciamento de projetos ágil. Seus princípios: cumprimento das tarefas pontualmente, transparência do processo de desenvolvimento para todos os membros da equipe e até distribuição da carga de trabalho entre os funcionários.
Os fluxos de trabalho do Kanban são mais flexíveis que o Scrum. Por exemplo, não há um número rigidamente estabelecido de reuniões, sua duração não é indicada e o trabalho é realizado continuamente, e não de acordo com os sprints. Ao mesmo tempo, o Kanban é baseado nos seguintes princípios obrigatórios:
- visualização de fluxo de trabalho;
- limitando o número de tarefas que estão em andamento;
- medição contínua de desempenho e otimização de processos.
A visualização do fluxo de trabalho é realizada usando cartões de tarefas que se movem ao longo do quadro Kanban da esquerda para a direita. O quadro mais simples consiste nas seguintes colunas: “make”, “in progress”, “check”, “done”.
Para que projetos é usado?
O Kanban, como o Scrum, é mais adequado para organizar o trabalho de uma equipe pequena. Como o processo de trabalho é bastante flexível, é mais adequado para uma equipe estabelecida, cujos membros compreendem claramente suas tarefas e trabalham juntos há muito tempo.
Vantagens do método:
- mais flexível que Scrum;
- processo de trabalho contínuo;
- as reuniões do projeto não são regulamentadas;
- processo de trabalho transparente;
- fácil avaliar e priorizar tarefas;
- Você pode fazer alterações no trabalho a qualquer momento.
Contras
- Apenas adequado para uma equipe unida;
- as habilidades dos membros da equipe devem se sobrepor.
